Cuando hablamos de auditoría de protección de datos RGPD, hacemos referencia al tratamiento de los datos personales en una empresa. En este artículo, queremos resolver las preguntas que muchos se hacen acerca de la auditoria de protección de datos, ¿es obligatoria?
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Como hemos mencionado antes, la auditoría de protección de datos personales RGPD, se trata de una evaluación de la forma en la que se deben tratar los datos personales en una empresa.
También de su gestión y las medidas de seguridad que se implementan, así como de su eficacia, quiénes son los responsables y la finalidad para la que se recogen estos datos.
El objetivo principal de la auditoría RGPD de una empresa, es garantizar que las acciones que adoptadas por dicha entidad se cumplan de acuerdo a los requerimientos establecidos en la legislación. De esta forma, la auditoria puede ser realizada a nivel interno, por la propia empresa o si no, por un experto contratado.
El Informe de la Auditoría de protección de datos RGPD debe incluir:
Como hemos mencionado anteriormente, nuestro artículo tiene como enfoque, resolver las dudas acerca de la obligatoriedad de la auditoria de protección de datos.
En este sentido, podemos decir que, ni el RGPD ni la LOPD-GDD recogen la obligatoriedad de realizar una auditoría de protección de datos personales. En cambio, sí cuentan con la obligatoriedad de evaluar la eficacia de las medidas de seguridad recogidas en el apartado 1 del artículo 24 del RGPD.
Por otro lado, también nos encontramos con el artículo 32 del mismo Reglamento. Este obliga a cada uno de los responsables y encargados a que apliquen las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar un nivel de seguridad proporcional al riesgo.
Aun cuando la obligatoriedad de la auditoría RGPD no es de estricto cumplimiento en empresas o instituciones, sí es recomendable.
Por medio de una verificación, evaluación y valoración de las medidas técnicas y organizativas implementadas, se puede asegurar la protección de datos personales.
Al final, la auditoría de protección de datos RGPD servirá para acreditar que se ha llevado a cabo una evaluación regular de las medidas de seguridad, cumpliendo también con el artículo 5 del RGPD, también conocido como principio de responsabilidad proactiva.
Ahora bien, ya sabiendo la respuesta a si es obligatoria la auditoria de protección de datos RGPD, es importante que tengas en cuenta otros aspectos relevantes para realizar una auditoría de este tipo.
En este sentido, tienes que saber que, si aún no has hecho una auditoría de protección de datos, tu empresa podría estar en riesgo.
Lo más probable es que aún no cuentes con las medidas de seguridad necesarias para garantizar la integridad de la información que manejas.
Este hecho puede implicar denuncias y sanciones por parte de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
Lo primero y más importante que debes hacer, es adaptarte a la normativa para realizar una auditoría de protección de datos RGPD. Con ella, puedes evaluar los riesgos a los que se enfrenta la empresa, derivados del tratamiento de datos, además de las obligaciones que ha de cumplir por ley.
Sabemos que proceder con la auditoría de protección de datos puede resultar complejo, pero es necesario efectuarla. En la actualidad cuentas con la ventaja de la ayuda profesional.
La auditoría de protección de datos RGPD se lleva a cabo a través de una serie de fases. Por medio de las estas, podrás obtener los datos necesarios para elaborar el informe final, el cual se presentará a la empresa, al encargado de seguridad y al DPO (en el caso de que se cuente con él).
En este sentido, queremos ilustrarte un poco más en el desarrollo de una auditoría de protección de datos RGPD y sus diferentes fases.
Lo primero que debes realizar es la identificación y recopilación de datos, para lo cual es necesario revisar los documentos de la empresa.
Con este paso, se comprueba que todos los contratos de protección de datos se encuentren firmados, reflejando expresamente el consentimiento por parte de los interesados para el tratamiento de sus datos.
Además de esto, también se certifica el cumplimiento de los fines para los que se recabaron dichos datos. También la revisión de aquellos contratos necesarios para la cesión de datos a terceros y las modificaciones que se hayan hecho en el Documento de Seguridad.
Es muy importante que en el proceso de auditoría de protección de datos RGPD se realicen entrevistas a los trabajadores.
Estas entrevistas deben ser previamente planificadas, reuniendo toda la documentación necesaria que contenga los datos personales, incluyendo los puntos citados anteriormente. De este modo, se puede contrastar la información recopilada.
En esta tercera fase se trata de analizar y verificar el cumplimiento con el RGPD, por lo que hay que revisar si se están ejecutando todos los requisitos en materia de protección de datos dentro de la empresa.
Por esta razón, es fundamental utilizar siempre la información y datos recopilados en las fases anteriores.
De esta forma se pueden detectar errores y vulnerabilidades en la empresa que deberán de ser subsanados.
Por último, en esta fase de la auditoría de protección de datos RGPD, es donde se elabora un informe final con los resultados de la misma.
Este informe debe incluir de manera detallada cada aspecto a mejorar, como también las posibles deficiencias y propuestas para mejorar y solucionar estos problemas.
Todo ello con la finalidad de cumplir con las exigencias de las normativas de la ley. Es también por esto, por lo que se debe presentar el informe tanto a la dirección de la empresa como al encargado de seguridad y el DPO, como ya hemos mencionado anteriormente.
En este sentido, te aconsejamos que para que la elaboración de dicho informe sea más sencilla, hagas uso conveniente de una plantilla para auditoría RGPD.
El precio de una auditoría de protección de datos RGPD va a variar según el tamaño de la empresa, el número de trabajadores y la categoría de datos personales que se manejen en la empresa.
Por esta razón, es importante la evaluación de todos y cada uno de estos aspectos, para así poder formular un presupuesto ajustado a cada cliente.
El informe de auditoría de protección de datos suele ser valorado por el responsable de seguridad, el cual debe comprobar que se cumplan las medidas oportunas.
Además, este responsable de seguridad debe transmitir sus conclusiones al responsable del fichero o tratamiento para que haga cumplir las medidas correctoras del informe.
Desde la anterior LOPD se ha exigido efectuar una auditoría bienal o cada vez que se ejecutasen cambios significativos en el tipo de tratamiento de los datos personales. Dentro de estos cambios también se incluyen aquellos que implican un cambio en las medidas de seguridad.
De esta manera, cabe destacar que en la actualidad se sigue recomendado proceder con la auditoría de protección de datos RGPD cada dos años o al menos cada vez que se hagan modificaciones significativas en el Documento de Seguridad.
A pesar de que no es obligatoria la auditoría de protección de datos RGPD, realizarla nos puede librar de sanciones significativas. Con este informe nos podremos situar y saber así qué medidas de seguridad deben ser puestas en marcha y qué debilidades se tienen que reforzar.
En este sentido, podemos hacer cierta mención a las sanciones, las cuales van desde los 40.000 € a los 300.000 €, ya que el incumplimiento de la ley se considera una infracción grave por la LOPD-GDD.
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